Pertumbuhan teknologi telah mengubah lanskap profesional, memperkenalkan peran baru seperti Virtual Assistant (VA). Di tengah perubahan ini, peran tradisional seperti sekretaris juga masih bertahan. Namun, apa sebenarnya perbedaan dan peran yang dimiliki oleh kedua posisi ini?
Sekretaris kantor Virtual Assistant
Definisi dan Peran
1. Sekretaris:
Sekretaris adalah posisi yang telah ada sejak lama dalam lingkungan kantor. Seorang sekretaris biasanya bertanggung jawab atas tugas administratif, seperti menjawab telepon, mengelola jadwal, menulis surat-menyurat, dan mendukung manajemen dalam berbagai kebutuhan administratif. Sekretaris biasanya tampil formal dan rapi ketika bekerja dikantor.
2. Virtual Assistant:
Virtual Assistant adalah konsep yang lebih modern. Mereka bekerja secara remote dan melakukan beragam tugas, termasuk administratif, pemasaran, manajemen proyek, dan dukungan layanan pelanggan, semuanya dari jarak jauh. Mereka menggunakan teknologi untuk berkomunikasi dan menjalankan tugas, tidak terbatas oleh batasan ruang dan waktu. Untuk penampilan, Virtual Assistant biasanya tampil dengan baju kasual ataupun bebas, karena VA komunikasi dengan klien biasanya menggunakan email/chat, yang tidak memerlukan tampilan formal, kecuali ada meeting zoom dengan klien, VA pun baru tampil rapi.
Kunci Perbedaan
1. Lokasi dan Keterlibatan :
- Sekretaris: Biasanya bekerja di kantor fisik, berinteraksi langsung dengan staf dan atasan.
- Virtual Assistant: Bekerja dari lokasi jarak jauh, terhubung melalui perangkat lunak dan alat komunikasi digital.
2. Fokus Tugas:
- Sekretaris: Fokus pada tugas administratif seperti jadwal, surat menyurat, dan logistik kantor.
- Virtual Assistant: Mampu melakukan tugas lebih luas, termasuk manajemen proyek, penanganan email, pemasaran digital, dan lainnya.
3. Fleksibilitas dan Keterampilan:
- Sekretaris: Memiliki keterampilan administratif yang khusus dan biasanya terfokus pada fungsi administratif tertentu.
- Virtual Assistant: Lebih fleksibel dalam tugas yang dapat dilakukan, memiliki keterampilan yang lebih beragam, dari administrasi hingga pemasaran, bahkan pengembangan situs web atau desain grafis.
4. Ketersediaan Waktu:
- Sekretaris: Biasanya memiliki jam kerja tetap sesuai dengan jam operasional kantor.
- Virtual Assistant: Lebih fleksibel dalam jadwal, bisa bekerja di waktu yang berbeda atau menyesuaikan dengan zona waktu klien.
Sekretaris dan Virtual Assistant memiliki perbedaan kunci dalam lokasi kerja, ruang lingkup tugas, dan fleksibilitas. Meskipun sekretaris masih memainkan peran penting dalam banyak perusahaan, Virtual Assistant menjadi lebih populer karena kemampuan mereka dalam menangani berbagai tugas dari jarak jauh.
Dalam era di mana teknologi memungkinkan kerja jarak jauh dan fleksibilitas, peran Virtual Assistant menjadi semakin relevan. Namun, keduanya memiliki kekuatan dan keunggulan masing-masing, tergantung pada kebutuhan spesifik perusahaan atau individu. Menentukan peran mana yang lebih sesuai tergantung pada tujuan, kebutuhan, dan preferensi dalam lingkungan kerja yang berbeda-beda.
Untuk kamu yang ingin memulai karirmu sebagai Virtual Assistant dan belajar aplikasi yang banyak digunakan oleh seorang Virtual Assistant, Remote Skills Academy menyediakan kelas Virtual Assistant Stater Kit, daftar di sini.
